Política de Tratamiento de Datos

INTRODUCCIÓN

Con el fin de garantizar que la información personal cuyo tratamiento realice NOLDOR S.A.S., en adelante CLUB DE ROL, con ocasión de las actividades para las cuales ha sido legalmente facultada, realice de acuerdo con lo previsto en la norma de protección de datos personales (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios) y toda norma posterior que las modifique o complemente en especial en lo relacionado con la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares, se adopta el presente documento interno de políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales registrados en cualquier base de datos de Club De Rol.

OBJETIVO

Describir las directrices para el tratamiento de datos personales al interior de Club De Rol.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN, UBICACIÓN Y CONTACTO DEL RESPONSABLE

Razón Social: Noldor S.A.S

Domicilio: Bogotá

Dirección: Cll 42f sur 72i 76

Correo Electrónico: info@clubderol.com

Teléfono: 7157000- 3103494066

DEFINICIONES

Para efectos interpretativos y brindar mayor entendimiento de las Políticas para el tratamiento de datos, se adoptan las siguientes definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario 1377 de 2013 compilado en el Decreto de Unificación 1074 de 2015:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Razón Social Noldor S.A.S. – Club De Rol Domicilio Bogotá Dirección Cll 42f sur 72i 76 Correo electrónico info@clubderol.com Teléfono Bogotá: 7157000- 3103494066
  • Aliados estratégicos: Corresponde a aquellas entidades con las cuales Club De Rol tenga una relación comercial vigente.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
  • Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
  • Canales de Atención: Instrumentos físicos, virtuales, técnicos y/o tecnológicos dispuestos por Club De Rol para la ejecución del objeto convenido en sus etapas de registro, actualización, comunicación y procesamiento; tales como desarrollos en la página web y en general cualquier modalidad que permita realizar actividades conexas o complementarias a la prestación del servicio.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS

Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por Club De Rol en los procesos de tratamiento de datos personales.

  • Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por Club De Rol, obedecerá a finalidades legítimas que serán informadas al titular;
  • Principio de libertad: Las actividades de tratamiento de datos personales regidas por las presentes políticas solo se llevarán a cabo cuando medie el consentimiento, previo, expreso e informado del titular; salvo que sean de aquellos que, en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieran autorización del titular.;
  • Principio de veracidad o calidad: Las actividades de tratamiento serán ejecutadas sobre información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Club De Rol se abstendrá de realizar actividades de tratamiento sobre datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  • Principio de transparencia: Club De Rol ha adoptado mecanismos idóneos para garantizar que el titular obtenga, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  • Principio de acceso y circulación restringida: Las bases de datos de Club De Rol, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso a las mismas sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de Club De Rol, se encuentra protegida por herramientas técnicas, humanas y administrativas para brindar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales guardarán reserva de la información personal accedida, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Por regla general, las actividades de tratamiento de información reglamentadas por la presente Política serán ejecutadas sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización de manera previa, expresa e informada.

Sin perjuicio de lo anterior, Club De Rol se reserva el derecho a ejecutar actividades de tratamiento, sobre información cuya autorización no sea requerida en virtud de las disposiciones legales que reglamentan la materia, caso en el cual continúan vigentes los deberes de Club De Rol frente a los titulares de la información, establecidos en la presente política. La autorización del titular no será necesaria en los siguientes eventos:

  • La Información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Se trate de datos de naturaleza pública.
  • Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria.
  • El tratamiento de datos personales esté autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas.

DEBERES DE CLUB DE ROL EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Club De Rol como responsable del tratamiento cumplirá los siguientes deberes:

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección de la autorización y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Velar porque la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  • Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  • Exigir a quienes tengan la calidad de encargados del tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  • Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando tenga evidencia de que se han presentado violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales.
  • Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del Titular, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente, Club De Rol se compromete a tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisión de fondo.

DEBERES DE CLUB DE ROL O DE TERCEROS EN CALIDAD DE ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.

Las obligaciones que se describen a continuación serán aplicables (i) cuando por razones de conveniencia, Club De Rol delegue la realización de ciertas actividades relacionadas con el tratamiento de datos a un tercero; o (ii) cuando Club De Rol realice actividades de tratamiento en calidad de encargado, según fue definido en la sección 3 del presente documento:

  • Permitir al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
  • Solicitar la certificación al Responsable del tratamiento, de la existencia de la autorización otorgada por el titular.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ACTIVIDADES TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Club De Rol es una compañía cuyo objeto social de conformidad con los estatutos, comprende, entre otros la venta de juegos de mesa, libros, comics u otros relacionados. En el anterior orden de ideas, las actividades de tratamiento que se desarrollan sobre las Bases de Datos de Club De Rol, comprenden la recolección de los datos personales, su almacenamiento, transmisión a sus encargados, uso para el desarrollo habitual de las actividades comprendidas dentro de su objeto social y el cumplimiento de obligaciones de naturaleza legal y contractual, consulta, verificación y transferencia de información, según se indica en la Sección 9 de la presente política. Las referidas actividades de tratamiento podrán ejecutarse a través de correos electrónicos, documentos físicos, mensajes de texto, mensajes de datos, llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos), inclusión de información en dispositivos electrónicos, digitales o medios físicos; entre otros medios de comunicación.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Para el desarrollo de su objeto social y el cumplimiento de diversas obligaciones legales y contractuales, de carácter interno y externo, Club De Rol requiere de ciertas Bases de Datos cuyas finalidades varían dependiendo de las características propias y la naturaleza de cada una de las bases de datos sometidas a tratamiento, según se describe a continuación:

FINALIDADES COMUNES A TODAS LAS BASES DE DATOS A excepción de lo expresamente dispuesto para cada una de las Bases de Datos en particular, las siguientes finalidades perseguidas por Club De Rol con el tratamiento de información personal, son comunes a todas sus Bases de Datos:

  • Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales y envió de boletines e información de carácter comercial e institucional.
  • Cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales relacionadas con el desarrollo de actividades propias del objeto social de Club De Rol.
  • Transferencia de datos personales de los titulares a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de Club De Rol o con las cuales Club De Rol haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.
  • Ejecución de actividades de mercadeo, publicidad y programas de fidelización relacionados con el objeto social de Club De Rol.
  • Envío de información de carácter comercial de Club De Rol (mercadeo: Ejecución de actividades de mercadeo, publicidad y programas de fidelización de Club De Rol).
  • Transferencia de datos personales de los titulares a aliados estratégicos de Club De Rol (Compartir mis datos con aliados estratégicos de Club De Rol)
  • Trámite y atención de peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido, o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10° de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la autoridad administrativa en materia de tratamiento de datos personales quejas por infracciones a lo dispuesto en la Legislación vigente.
  • Salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en la respectiva base de datos, revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Para el adecuado tratamiento de información personal y el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos establecidos en la sección anterior, Club De Rol ha adoptado una serie de procedimientos que variarán dependiendo del derecho ejercido por el titular, como se observa en las secciones siguientes.

CONSULTAS

Los titulares y las demás personas que de conformidad con lo establecido en la sección 15 de la presente política se encuentren legitimadas, podrán ejercer los derechos de conocimiento, acceso a la información y solicitud de copia de la autorización, elevando las consultas al área competente, sección 20, bajo la observancia de las siguientes reglas:

  • Contenido de la solicitud Las consultas se realizarán por las personas que según la sección 15 se encuentran legitimadas para hacerlo, describiendo brevemente la información sobre la cual desea tener acceso, dirección de correspondencia, datos de identificación y documentos que acrediten la legitimidad para obrar, cuando quien presenta la solicitud no sea el titular.
  • Trámite La consulta será atendida por Club De Rol en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Respuesta El área competente de los trámites relacionados con el debido tratamiento de los datos personales dará respuesta a los requerimientos de los titulares del dato, dentro de los términos establecidos en el numeral anterior, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto. Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección de aquellas o de estas, será a entera discreción de Club De Rol la decisión sobre a cuál dirección enviar la respuesta a la consulta.

AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS CLUB DE ROL, velando por la efectiva protección de los Datos Personales de los Titulares cuya Información componen las BASES DE DATOS CLUB DE ROL, pone a disposición del público en general, Información relacionada con la Delegatura para la Protección de Datos Personales, autoridad competente a nivel nacional que ejerce vigilancia sobre las actividades de Tratamiento desarrolladas en el territorio nacional, que podrá ser consultada en el siguiente link http://www.sic.gov.co/drupal/protección-de-datos-personales

VIGENCIA

La presente Política empieza a regir en los términos de la Ley 1581 de 2012. La vigencia de las bases de datos aquí mencionadas y de los correspondientes datos personales se mantendrá de acuerdo con los términos contractuales o con los términos de ley sobre conservación de documentos.